大学の事務・教務課へのメールの書き方|問い合わせ・返信のルール
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大学への問合せ方法のおすすめは？（窓口訪問、電話、メール、フォーム）
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大学への問合せは電話やメール以外にも様々な方法があります。
それぞれのメリット・デメリットを知って適切に利用しましょう
大学への問合せ方法
- 窓口訪問・・・対面で丁寧に教えてもらえるが、平日に限られる
- 電話・・・場所にとらわれずリアルタイムで確認できる
- メール・・・場所・時間にとらわれないが、回答に時間がかかる
- フォーム・・・入力事項が限られていて利用が簡単
- チャットボット・・・24時間対応だが、回答が適切でないことも
どのような時にどの方法を使うとよいか解説していきます。
また、問合せ内容によっては「別の部署が担当です」とたらい回しにされることもあるかもしれません。たらい回しが生じてしまう理由についても紹介します。
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大学への問合せ方法
大学では様々な大学の問い合わせ方法を設けています。
問い合わせ内容の「緊急度」「重要度」によって、方法を変えるといいでしょう。
窓口訪問
大学の学部窓口には職員がいるため、確認することができます。
書類を届けたり、重要な依頼をしたりする場合には窓口に訪問し、直接話すのが効果的です。
一方で、窓口に訪問した時間に担当者が不在であったり、混雑で時間がかかったりすることもあります。重要度の高く、時間がかかる問合せは訪問のアポイントメント（予約）をとるといいでしょう。
また、平日の9時～17時など業務時間が決まっており、時間外の対応は基本的にしてもらえません。
利用すべきケース
書類の提出、時間をかけた依頼・謝罪など
電話
電話も使いやすい問合せ方法です。
大学に行かなくても問合せができるのが最大のメリットです。また、リアルタイムで回答を得られるため、緊急時には電話で確認するといいでしょう。
電話のデメリットは、やり取りが残らないため、後々「言った言わない」のトラブルに発展する可能性もあります。
簡易な確認は電話で行い、重要な内容はメールを併せて使うなど、使い分けるといいでしょう。
利用すべきケース
緊急度の高い簡易的な確認
メール
大学生が一番利用する問合せ方法はメールです。
こちらの要望・問合せを文章で伝えることができ、相手からの回答が文章で残るので安心です。
よほど忙しい時期でなければ、1～2日で回答を得ることができるでしょう。
非常に便利なツールではありますが、ネットワークの問題で送信できていなかった、宛先を間違えて個人情報の流出に繋がったというトラブルも起きています。
また、礼儀にかけたメールを教授に送信して、怒られるというようなこともあるので注意が必要です。
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利用すべきケース
緊急度の高くない要件全般
問合せフォーム
大学によって近年導入が増えているのが、独自の問い合わせフォームです。
- Google Forms
- Microsoft Forms
以上の2つがメジャーなサービスで、学籍番号・氏名・問合せ内容などを入力することで、問合せを行うことができます。
メールとの違いは以下のような点です。
- 宛先間違いの心配がない
- 質問項目やプルダウンで必要事項を入力するため、無駄なやり取りが減らせる
一般的に問合せフォームは、大学側の問合せ管理のために導入されていますが、学生さんも積極的に使ってみるといいでしょう。
利用すべきケース
緊急度の高くない要件全般
チャットボット
問い合わせフォームと併せて近年導入が増えているのがチャットボットです。
チャットボットとは、質問を入力すると回答を返してくれる自動会話プログラムのことです。
インフラや行政サービスの問合せでチャットボットが使われているケースも少なくありません。
よくある質問を選択できるケースと、質問を入力すると回答を得られるケースがあります。
生成型AIのようなレベルの高い会話のできるプログラムはまだ少ないのが現状です。
「図書館の開館時間」「前期のテスト期間」など定型的な回答以外にはあまり期待しないほうがいいかもしれません。
利用すべきケース
よくある質問、定型的な内容
問合せを受ける大学の部署は？
学生さんの中には、大学に問合せをしたら「うちの部署ではないので、〇〇課に聞いてください」とたらい回しにあった人もいると思います。
大学の担当部署は縦割りで業務をしているため、部署のたらい回しにあうことがあります。担当することがある部署を簡単に紹介します。
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部局の学務担当
学生にとって一番関わるのが部局の学務担当者です。
大学には学部ごとに窓口があり、学部のルールに則った事務手続きを行っています。
- 学部ごとのカリキュラムを熟知し、履修相談にのっている
- 学部ごとにレポートの提出ボックスなどがある
- 教育学部であれば教職課程を専門に担当している職員がいる
履修に関すること、ゼミ選択のこと、卒業要件に関することなど多くは部局担当者に確認することになります。
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大学本部の教務担当
学部とは別に、大学本部に教務の担当者がいます。大学本部では以下のような業務をしています。
- 全学統一のルールを策定
- 文部科学省の施策を部局に周知
- 全学部担当者が集まる会議の主催・意見聴取
全学部の1年生が受講する基礎教養科目は大学本部が担当するなど、学部の担当者ではわからないこともあります。
問合せ内容によっては、本部の担当に回されてしまうこともあるでしょう。
大学の教務情報システム担当
オンライン授業やシステムでの履修登録は、部局担当でも本部担当でもない部署が行っていることが多いです。
教務情報システムを担当する「ICT推進担当」や「情報企画係」などという組織名称がつけられています。
こちらの部署では以下のような業務を行っています。
- 教務情報システムの管理・保守
- 学生データとシラバスデータとの連携
- オンライン授業の操作方法サポート
オンライン授業のトラブルや履修登録画面に入れないなどという問合せは教務情報システム担当に問い合わせる必要があります。
さらには、学生のシステムと大学全体のシステムは別の部署が扱っているケースもあり、大学全体のシステムを取り扱う部署に問合せても、たらい回しにされることもあります。
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まとめ：適切な方法で問合せを
大学への問い合わせ方法を紹介しました。
電話やメールが一般的な方法ですが、必要に応じて窓口訪問や問い合わせフォームを利用するのもいいでしょう。
また、問合せても「別の部署が担当です」とたらい回しにされることはよくあります。
迅速に回答をもらうためにも、おおよその担当部署を把握しておくといいでしょう。
- 部局担当・・・学部の授業の内容・提出物、卒業要件など
- 本部担当・・・基礎教養科目の内容・提出物、全学統一のルール
- システム担当・・・システム上の不備、アカウント認証
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