大学の事務・教務課へのメールの書き方を紹介|問い合わせ・返信のルール

大学・事務への問い合わせメール
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大学の事務へのメールをどのように書けばいいか悩んでいませんか?

本記事のポイント
  • 大学の教務課へのメール・署名のテンプレートを紹介(コピペで利用可能)
  • 問い合わせメールの悪い例(礼儀にかける、学籍番号がわからない、返信がない)もあり
  • 大学事務によく来る質問の内容を紹介

現役大学職員の筆者が大学事務へのメールでの問い合わせ方法を解説します。

メールのテンプレートもありますので、そのままコピーして使ってください。ちなみに、「教務課・学務課・学生課」は大学によって部署名が違うだけで、やっている仕事内容は変わりません。

ダイマナ
ダイマナ
現役アラサー国立大学職員
Profile
  • 平成元年生まれの30代、千葉県出身
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  • 大学では、教務・研究支援の業務を担当
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    事務・教務課への問い合わせメール テンプレート

    大学で用いるメールは下記のテンプレートを使えば間違いありません。事務へのメールも教授へのメールも基本的なルールは一緒です

    大学の教務課には英語が堪能な職員がいますので、英語で問い合わせても回答がもらえます。

    このテンプレートで問い合わせて3日以内に連絡がもらえなかったら、再度連絡してみるといいでしょう。

    教務課へ問い合わせのメール(日本語)

    〇〇大学 教務課 ご担当者様

    お世話になっております。
    〇学部〇学科4年の山田太郎と申します。
    (学生証番号:○○○○○○○○)

    この度は教務事務システムについて確認したく、ご連絡いたしました。

    〇〇の冊子を見て登録作業を進めていますが、画面が先に進めません。

    申し訳ありませんが、就職活動で必要なため、〇月〇日までにご返事いただけますと幸いです。

    ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

    山田太郎
    アドレス:〇〇〇〇〇〇@daigaku.ac.jp
    電話番号:080ー1111ー1111

    冒頭は「〇〇大学 教務課 御中(おんちゅう)」でも問題ありません。

    また、高校生が志望大学に問い合わせる場合も同じテンプレートが使えます。

    冒頭の末尾の部分を「〇〇県〇〇高校3年の山田」などと変更すれば大丈夫です。

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    教務課への問い合わせメール(英語:English)

    Dear Student Affairs,

    My name is Taro Yamada(Student ID number: ○○○○○○○○)

    I am a fourth-year student in the Department of Computer Science, Faculty of Engineering.

    I have been working on the registration process after reading the booklet “”, but I cannot proceed to the next screen.

    I am sorry, but I would appreciate it if you could reply to me by “”, as I need it for my job hunting activities.

    Thank you for your cooperation.

    Taro Yamada
    Address: 000000@daigaku.ac.jp
    Phone number: 080-1111-1111

    外国人の先生にはこちらのテンプレートを利用しましょう。

    テンプレート末尾の部分は「署名」を作成しておくと、効率的です。

    学生のメール署名 テンプレート

    メール本文のテンプレートと合わせて、署名のテンプレートも紹介します。

    「就職活動用」と「学内用」に分けて作成すると良いでしょう。このテンプレートをメールソフトで作成するだけで簡単に署名が呼び出せます。

    就職活動用署名テンプレート

    ————————————

    山田 太郎(やまだ たろう)

    〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年

    携帯電話:080-1111-1111

    メールアドレス:**********@**********.ac.jp

    ————————————

    学内用署名テンプレート

    ————————————

    山田 太郎(やまだ たろう)

    学生証番号(学籍番号):〇〇〇〇〇〇〇〇

    〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年

    〇〇部代表・〇〇ゼミ

    携帯電話:080-1111-1111

    メールアドレス:**********@**********.ac.jp

    ————————————

    学内用署名には、「学生証番号(学籍番号)」や「部活・ゼミ所属」を記載するのもオススメです。関係者があなたの所属をすぐに把握することができます。

    一方で、学生証番号は合否発表などで使われ、個人が特定される恐れがあるため、友人との連絡では用いず、大学事務・教員との連絡のみに用いるようにしましょう。

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    問い合わせメール・返信の悪い例

    大学・事務への問い合わせメール

    上記のテンプレートを使って、問い合わせ内容を記載すれば問題ありませんが、参考に悪い例も紹介します。

    挨拶・締めの言葉がない等 礼儀にかけたメール

    メールには、最低限の決まったビジネスマナーがあります。マナーに欠けると、印象も悪くなってしまいます。

    メール作成のポイント
    • タイトルに、具体的な要件を入れる
    • 「お世話になっております」「初めまして」等、挨拶から文章を始める
    • 自分が誰かを名乗る
    • 授業の問い合わせの場合、授業名を記載する
    • 終始、丁寧語・敬語を使う
    • 「どうぞよろしくお願いいたします。」などで文章を締める

    このあたりを意識してメールを作成しましょう。大学教授への質問メールを送る、就職活動の際にも「マナー」は必要となるので、覚えておきましょう。

    名前・学生証番号(学籍番号)・連絡先がわからない

    よく学生からのメールであるのが、下記のようなものです。

    【悪い例】

    「履修登録が今日までなのですが、アクセスできません」

    大学事務としては、「何年生の学生」が「どこのシステム」から登録しようとしているのかがわからないと、対応ができません

    メールでのやり取りが増えるだけなので、連絡先や学生証番号を記載するの基本です。署名テンプレートを作っておくと便利です。

    具体性がない問い合わせ

    大学の教務課で仕事をしていて、非常に多いのが具体性のないメールです。下記のようなものです。

    【悪い例】

    「科学実習のシラバスの内容と先生の説明が違って困っています。」

    これだけだと、教務課の大学職員としてはわからないことが多いです。次の点が明確ではありません。

    • 「科学実習」→「グローバル科学実習」と「科学実習Ⅰ」と「科学実習Ⅱ」がある
    • シラバスは「冊子」か「WEB掲載」か
    • 先生はどう説明していて、シラバスにはどう書いてあるのか不明

    良い例としては以下のとおりです。

    【良い例】

    水曜2限 田中良夫先生 「科学実習Ⅰ」について

    WEBシラバス:レポートにより成績を決定する。
    担当の田中先生の説明:レポートとテストにより成績を決定する。

    シラバスと先生の説明が異なっていたため、問い合わせをいたしました

    【良い例】のように書いてもらえると、見た事務職員はすぐに調べて、田中先生に確認をとることができます。

    返信・御礼をしない

    質問に回答があったら、返信・御礼を行うまでがマナーです。返信の内容は以下のように、簡単な内容で問題ありません。

    【教務課への返信メール例】

    教務課 〇〇様

    承知いたしました。

    ご確認いただき、ありがとうございました。

    ○学部○学科 山田太郎

    ちなみに、メールの返信は夜分遅くになっても問題ありません。すぐに返信できなかったときも、24時間以内に返信するのを1つの目安と考えておけばよいでしょう。

    調べるのに協力をしてもらった場合や、先生からアドバイスを頂いた場合は、教えてもらった内容に言及して御礼を述べるのもマナーです。以下のような文言です。

    • 調べていただき、非常に助かりました。今後は自分で履修要項を確認してから問い合わせするようにいたします。
    • 先生のアドバイスを参考に、レポート作成を進めていきます。

    なお、返信時には「件名」は変更しないのが一般的です。

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    学生からのよくある質問内容

    参考までに教務課の大学職員が、よく受ける質問を紹介します。調べてもわからなければ、メールで問い合わせをしてみましょう。

    制度
    履修方法
    • 授業はオンライン参加と対面参加で成績評価は変わるか。
    • テスト教育実習の日程が被るが、履修は可能か。
    成績
    • 成績入力日に成績が入力されていない授業がある。
    • 成績に不満があるので、異議申し立てを行いたい。
    施設利用
    • サークルで利用するため、会議室を借りたい。
    • 授業で使うためのプロジェクター・マイクを借りたい。
    サービス利用
    • 授業料免除の申請用紙がほしい。
    • 無料で利用できる翻訳システムのパスワードを教えてほしい。
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    まとめ:正しくメールを使えれば、印象アップ

    大学で疑問があったら、教務課に問合せをしてみましょう。その際は、紹介したテンプレートを使ってください。

    正しくメールを使って礼儀正しい学生さんは、教員・職員からの印象もいいです。

    2、3日返信がないこともあるかもしれませんが、メールは証拠が残るので便利です。3日経っても返信がない場合は、もう一度問い合わせをするといいでしょう。

    お金を払って、大学に通っているので、わからないことはどんどん質問するのがいいですね。

    他にも大学事務に関連した記事を書いていますので、読んでいただけると嬉しいです。

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