大学の事務・教務課へのメールの書き方【コピペ可能な署名・テンプレート】

メール
kobataka1

大学の事務へのメールをどのように書けばいいか悩んでいませんか?

本記事のポイント
  • 大学の教務課・学務課へのメール・署名のテンプレート(コピペで利用可能)
  • 問い合わせメールの悪い例(礼儀にかける、学籍番号がわからない、返信がない)
  • 大学事務によく来る質問の内容を紹介

現役大学職員の筆者が大学事務へのメールでの問い合わせ方法を解説します。

メールのテンプレートもありますので、そのままコピーして使ってください。ちなみに、「教務課」「学務課」「学生課」は大学によって名前が違うだけで、やっている仕事内容は変わりません。

ダイマナ
ダイマナ
現役アラサー国立大学職員
Profile
  • 平成元年生まれの30代、千葉県出身
  • 現役大学職員(大学職員歴:6年)
  • 大学では、教務・研究支援の業務を担当
  • ゆるふわ大学職員になろう
  • 教務.com管理人
  • プロフィールを読む
    あわせて読みたい
    大学の教務課・学務課・学生課とは?現役職員が仕事内容を紹介
    大学の教務課・学務課・学生課とは?現役職員が仕事内容を紹介
    スポンサーリンク

    事務・教務課へのメール テンプレート

    大学で用いるメールは下記のテンプレートを使えば間違いありません。事務へのメールも教授へのメールも基本的には変わりません

    大学の教務課には英語が堪能な職員がいますので、英語で問い合わせても回答がもらえます。

    このテンプレートで問い合わせて3日以内に連絡がもらえなかったら、再度連絡してみるといいでしょう。

    教務課へのメール テンプレート(日本語)

    〇〇大学 教務課 ご担当者様

    お世話になっております。
    〇学部〇学科4年の山田太郎と申します。
    (学生証番号:○○○○○○○○)

    この度は教務事務システムについて確認したく、ご連絡いたしました。

    〇〇の冊子を見て登録作業を進めていますが、画面が先に進めません。

    申し訳ありませんが、就職活動で必要なため、〇月〇日までにご返事いただけますと幸いです。

    ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

    山田太郎
    アドレス:〇〇〇〇〇〇@daigaku.ac.jp
    電話番号:080ー1111ー1111

    教務課へのメール テンプレート(英語:English)

    Dear Student Affairs,

    My name is Taro Yamada(Student ID number: ○○○○○○○○)

    I am a fourth-year student in the Department of Computer Science, Faculty of Engineering.

    I have been working on the registration process after reading the booklet “”, but I cannot proceed to the next screen.

    I am sorry, but I would appreciate it if you could reply to me by “”, as I need it for my job hunting activities.

    Thank you for your cooperation.

    Taro Yamada
    Address: 000000@daigaku.ac.jp
    Phone number: 080-1111-1111

    外国人の先生にはこちらのテンプレートを利用しましょう。

    テンプレート末尾の部分は「署名」を作成しておくと、効率的です。

    学生用メール署名 テンプレート

    証明書

    メール本文のテンプレートと合わせて、署名のテンプレートも載せておきます。

    「就職活動用」と「学内用」に分けて作成すると良いでしょう。このテンプレートをメールソフトで作成するだけで簡単に署名が呼び出せます。

    就職活動用署名テンプレート

    ————————————

    山田 太郎(やまだ たろう)

    〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年

    携帯電話:080-1111-1111

    メールアドレス:**********@**********.ac.jp

    ————————————

    学内用署名テンプレート

    ————————————

    山田 太郎(やまだ たろう)

    学籍番号:〇〇〇〇〇〇〇〇

    〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年

    〇〇部代表・〇〇ゼミ

    携帯電話:080-1111-1111

    メールアドレス:**********@**********.ac.jp

    ————————————

    学内用署名には、「学籍番号(学生証番号)」や「部活やゼミ所属」を記載するのもオススメです。関係者があなたの所属をすぐに把握することができます。

    一方で、学籍番号は合否発表などで使われ、個人が特定される恐れがあるため、友人との連絡では用いず、大学事務・教員との連絡のみに用いるようにしましょう。

    あわせて読みたい
    【人生の転機】本当に大学生の間にやっておけばよかったこと4選
    【人生の転機】本当に大学生の間にやっておけばよかったこと4選

    問い合わせ・返信メールの悪い例

    メールで問い合わせ

    上記のテンプレートを使って、問い合わせ内容を記載すれば問題ありませんが、参考に悪い例も紹介します。

    挨拶・締めの言葉がない等 礼儀にかけたメール

    メールには、最低限の決まったビジネスマナーがあります。マナーが悪いと、印象も悪くなってしまいます。

    メール作成のポイント
    • タイトルに、具体的な要件を入れる
    • 「お世話になっております」「初めまして」等、挨拶から文章を始める
    • 自分が誰かを名乗る
    • 授業の問い合わせの場合、授業名を記載する
    • 終始、丁寧語・敬語を使う
    • 「どうぞよろしくお願いいたします。」などで文章を締める

    このあたりを意識してメールを作成しましょう。大学教授への質問メールを送る、就職活動の際にも「マナー」は必要となるので、覚えておきましょう。

    名前・学籍番号(学生証番号)・連絡先がわからない

    よく学生からのメールであるのが、下記のようなものです。

    「履修登録が今日までなのですが、アクセスできません」

    大学事務としては、「何年生の学生」が「どこのシステムから」登録しようとしているのかがわからないと、対応ができません

    メールでのやり取りが増えるだけなので、連絡先や学生証番号を記載するの基本です。署名テンプレートを作っておくと便利です。

    具体性がない問い合わせ

    大学の教務課で仕事をしていて、非常に多いのが具体性のないメールです。下記のようなものです。

    【悪い例】

    「科学実習のシラバスの内容と先生の説明が違って困っています。」

    これだけだと、教務課の大学職員としてはわからないことが多いです。次の点が明確ではありません。

    • 「科学実習」→「グローバル科学実習」と「科学実習Ⅰ」と「科学実習Ⅱ」がある
    • シラバスは「冊子」か「WEB掲載」か
    • 先生はなんて説明していて、シラバスにはなんて書いてあるのか不明

    良い例としては以下のとおりです。

    【良い例】

    水曜2限 田中良夫先生 「科学実習Ⅰ」について

    WEBシラバス:レポートにより成績を決定する。
    担当の田中先生の説明:レポートとテストにより成績を決定する。

    シラバスと先生の説明が異なっていたため、問い合わせをいたしました

    【良い例】のように書いてもらえると、見た事務職員はすぐに調べて、田中先生に確認をとることができます。

    返信・御礼をしない

    質問に回答があったら、返信・御礼を行うまでがマナーです。返信の内容は以下のように、簡単な内容で問題ありません。

    【教務課への返信メール例】

    教務課 〇〇様

    承知いたしました。

    ご確認いただき、ありがとうございました。

    ○学部○学科 山田太郎

    ちなみに、メールの返信は夜分遅くなっても問題ありません。24時間以内に返信するのを1つの目安と考えておけばよいでしょう。

    調べるのに協力をしてもらった場合や、先生からアドバイスを頂いた場合は、教えてもらった内容に言及して御礼を述べたほうがいいでしょう。以下のような文言です。

    • 調べていただき、非常に助かりました。今後は〇〇を自分で確認するようにいたします。
    • 先生のアドバイスを参考に、レポート作成を進めていきます。

    なお、返信時には「件名」は変更しないのが一般的です。

    よくある質問内容(履修・成績・施設利用・サービス利用)

    参考までに教務課の大学職員が、よく受ける質問を紹介します。調べてもわからなければ、メールで問い合わせをしてみましょう。

    履修方法
    • 授業はオンライン参加できるか、オンライン参加と対面参加で成績評価は変わるか。
    • テスト教育実習の日程が被るが、履修は可能か
    成績
    • 成績入力日になっているのに、成績が入力されていない授業がある。
    • 成績に不満があるので、異議申し立てを行いたい
    施設利用
    • サークル利用のため、会議室を利用したい。予約ができるか、若しくは問い合わせ先を知りたい。
    • 授業で使うためのプロジェクター・マイクを借りたい。
    サービス利用
    • 奨学金を申請したいが、申請用紙がほしい
    • 無料で翻訳のシステムを利用できると聞いたので、パスワードなどを教えてほしい。
    あわせて読みたい
    GPAの平均は2.4~2.8でGPA3.0以上は3割程度!計算方法も紹介
    GPAの平均は2.4~2.8でGPA3.0以上は3割程度!計算方法も紹介

    まとめ:テンプレートを使えば質問も安心

    大学でのことについて疑問があったら、教務課に問合せをしてみましょう。その際は、紹介したテンプレートを使ってください。

    2、3日返信がないこともあるかもしれませんが、メールは証拠が残るので、便利です。3日経っても返信がない場合は、こちらからもう一度問い合わせをするといいでしょう。

    お金を払って、大学に通っているので、わからないことはどんどん質問するといいでしょう。

    他にも大学事務に関連した記事を書いていますので、読んでいただけると嬉しいです。

    あわせて読みたい
    大学生必見!本当に向いてるバイト・仕事の見つけ方【3つの方法】
    大学生必見!本当に向いてるバイト・仕事の見つけ方【3つの方法】
    あわせて読みたい
    大学職員は無能で変な人が多い?現役大学職員が内部事情を公開!
    大学職員は無能で変な人が多い?現役大学職員が内部事情を公開!
    ABOUT ME
    ダイマナ
    ダイマナ
    現役アラサー国立大学職員
  • 平成元年生まれの30代、千葉県出身
  • 現役大学職員(大学職員歴:6年)
  • 大学では、教務・研究支援の業務を担当
  • ゆるふわ大学職員になろう
  • 教務.com管理人
  • スポンサーリンク
    記事URLをコピーしました