大学の事務・教務課へのメールの書き方を紹介|問い合わせ・返信のルール

大学の事務へのメールをどのように書けばいいか悩んでいませんか？

現役大学職員の筆者が大学事務へのメールでの問い合わせ方法を解説します。

メールのテンプレートもありますので、そのままコピーして使ってください。ちなみに、「教務課・学務課・学生課」は大学によって部署名が違うだけで、やっている仕事内容は変わりません。

ダイマナ

現役アラサー国立大学職員

Profile

平成元年生まれの30代、千葉県出身

現役大学職員（大学職員歴：6年）

大学では、教務・研究支援の業務を担当

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事務・教務課への問い合わせメール　テンプレート

大学で用いるメールは下記のテンプレートを使えば間違いありません。事務へのメールも教授へのメールも基本的なルールは一緒です。

大学の教務課には英語が堪能な職員がいますので、英語で問い合わせても回答がもらえます。

このテンプレートで問い合わせて３日以内に連絡がもらえなかったら、再度連絡してみるといいでしょう。

教務課へ問い合わせのメール（日本語）

冒頭は「〇〇大学　教務課　御中（おんちゅう）」でも問題ありません。

また、高校生が志望大学に問い合わせる場合も同じテンプレートが使えます。

冒頭の末尾の部分を「〇〇県〇〇高校3年の山田」などと変更すれば大丈夫です。

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教務課への問い合わせメール（英語：English）

外国人の先生にはこちらのテンプレートを利用しましょう。

テンプレート末尾の部分は「署名」を作成しておくと、効率的です。

学生のメール署名　テンプレート

メール本文のテンプレートと合わせて、署名のテンプレートも紹介します。

「就職活動用」と「学内用」に分けて作成すると良いでしょう。このテンプレートをメールソフトで作成するだけで簡単に署名が呼び出せます。

学内用署名には、「学生証番号（学籍番号）」や「部活・ゼミ所属」を記載するのもオススメです。関係者があなたの所属をすぐに把握することができます。

一方で、学生証番号は合否発表などで使われ、個人が特定される恐れがあるため、友人との連絡では用いず、大学事務・教員との連絡のみに用いるようにしましょう。

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問い合わせメール・返信の悪い例

上記のテンプレートを使って、問い合わせ内容を記載すれば問題ありませんが、参考に悪い例も紹介します。

挨拶・締めの言葉がない等　礼儀にかけたメール

メールには、最低限の決まったビジネスマナーがあります。マナーに欠けると、印象も悪くなってしまいます。

このあたりを意識してメールを作成しましょう。大学教授への質問メールを送る、就職活動の際にも「マナー」は必要となるので、覚えておきましょう。

名前・学生証番号（学籍番号）・連絡先がわからない

よく学生からのメールであるのが、下記のようなものです。

大学事務としては、「何年生の学生」が「どこのシステム」から登録しようとしているのかがわからないと、対応ができません。

メールでのやり取りが増えるだけなので、連絡先や学生証番号を記載するの基本です。署名テンプレートを作っておくと便利です。

具体性がない問い合わせ

大学の教務課で仕事をしていて、非常に多いのが具体性のないメールです。下記のようなものです。

これだけだと、教務課の大学職員としてはわからないことが多いです。次の点が明確ではありません。

• 「科学実習」→「グローバル科学実習」と「科学実習Ⅰ」と「科学実習Ⅱ」がある
• シラバスは「冊子」か「WEB掲載」か
• 先生はどう説明していて、シラバスにはどう書いてあるのか不明

良い例としては以下のとおりです。

【良い例】のように書いてもらえると、見た事務職員はすぐに調べて、田中先生に確認をとることができます。

返信・御礼をしない

質問に回答があったら、返信・御礼を行うまでがマナーです。返信の内容は以下のように、簡単な内容で問題ありません。

ちなみに、メールの返信は夜分遅くになっても問題ありません。すぐに返信できなかったときも、24時間以内に返信するのを1つの目安と考えておけばよいでしょう。

調べるのに協力をしてもらった場合や、先生からアドバイスを頂いた場合は、教えてもらった内容に言及して御礼を述べるのもマナーです。以下のような文言です。

なお、返信時には「件名」は変更しないのが一般的です。

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学生からのよくある質問内容

参考までに教務課の大学職員が、よく受ける質問を紹介します。調べてもわからなければ、メールで問い合わせをしてみましょう。

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まとめ：正しくメールを使えれば、印象アップ

大学で疑問があったら、教務課に問合せをしてみましょう。その際は、紹介したテンプレートを使ってください。

正しくメールを使って礼儀正しい学生さんは、教員・職員からの印象もいいです。

2、3日返信がないこともあるかもしれませんが、メールは証拠が残るので便利です。3日経っても返信がない場合は、もう一度問い合わせをするといいでしょう。

お金を払って、大学に通っているので、わからないことはどんどん質問するのがいいですね。

他にも大学事務に関連した記事を書いていますので、読んでいただけると嬉しいです。

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平成元年生まれの30代、千葉県出身

現役大学職員（大学職員歴：6年）

大学では、教務・研究支援の業務を担当

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